Koska Lupa auttaa! -hanke on joutunut hankekautensa aikana kuormittamaan Varsinais-Suomen lapsiperhepalvelujen toimijoita niin monilla työryhmäkutsuilla ja tempauksilla, on se koettanut kantaa vastuunsa myös siitä, että työt samalla tehostuisivat.
Siksi hanke on ottanut asiakseen poistaa hukkatyötä lapsiperhepalveluista aina kun vain mahdollista.
On kartoitettu, mitä turhia töitä voisi karsia. On luotu hukkatunnistin ja kokeiltu sitä neuvolatyössä. On julkaistu hieman provosoiva kokouslaskuri turhia palavereja vauhdittamaan. Lisäksi karvalakkitason ”leanaten ja höyläten” -kehittämiskonseptilla on tehostettu työkäytäntöjä eri kunnissa.
Lite bättre
Hukkatyötä poistettiin esimerkiksi Paraisten Ankkuri-perhetalossa 7.11.2018 toteutetussa leanaushenkisessä kehittämispäivässä. Siinä hankeagentti Sami Luoto ja hankesihteeri Reima Orvasto iteroivat perhetalon käytäntöjä tehokkaampaan suuntaan.
– Tilaus tähän keikkaan tuli työryhmältä itseltään. Toiveena oli tarkastella monialaisen työporukan käytäntöjä ulkopuolisen silmin niin, että niitä saataisiin potkittua jouhevammin toimiviksi, kertoo Luoto, jolla on muun kehittämisosaamisen ohella pitkä työnohjaajatausta.
Paraisten perhetalo Ankkurissa työskentelee noin 20 monen eri alan auttaja-ammattilaista. Haasteena on saada eritaustaiset toimijat toimimaan samaan suuntaan niin, että palvelu näyttäytyy asiakasperheille mahdollisimman saumattomalta kokonaisuudelta.
– Työnohjauksillekin on työyhteisöjen kehittämisessä tietenkin paikkansa, mutta syvällisiä pulmia ja huolia pohdittaessa, usein jää tehostamatta pieniä konkreettisia käytännön asioita. Ne voivat jumittaa ja olla merkitykseltään yllättävän isoja juttuja jopa koko toimintakulttuurin kannalta. Tai sitten tyydytään siihen, että asiat jotenkin rullaavat vanhalla tavalla, vaikka aina voisi hieman vielä parantaa, Luoto on huomannut.
Paluu nykyaikaan askel kerrallaan
Orvasto taas on perehtynyt sähköisen asioinnin saloihin ja valmentanut aiheesta niin yrityksiä kuin yhdistyksiä.
– Samoja haasteita ja lainalaisuuksia sisäisessä asioinnin ja viestinnän kehittämisessä on joka organisaatiossa, mittakaavat vain vaihtelevat. Väitän kyllä, että etenkin sosiaalipalveluissa olemme takamatkalla sähköisten ja digitaalisten välineiden käyttöönotossa, Orvasto sanoo.
Nykyaikaisten sähköisten välineiden hyödyntäminen on massiivinen käyttämätön resurssi sote-alalla. Yhä edelleen toimitetaan asioita niin kuin on totuttu tekemään 1980-luvulla. Näistä pienistä turhista töistä kasvaa lopulta iso hukkatyön kakku.
Monesti organisaatiot kuitenkin odottelevat isoja tietohallinnollisia muutoksia, jotka ikään kuin ykskaks ratkaisisivat kaikki pulmat. Useimmiten kuitenkin ICT-uudistuksissa iso osa mahdollisuuksista jää käyttämättä, kun niitä ei ole yhtään harjoiteltu ja vanhat toimintatavat ovat edelleen automaattisessa käytössä.
– Yksi tehokkuutta kasvattava keino on siirtyä sähköisiin kokouksiin. Varsinkin jos välimatkat ovat suuria, tai kuten saaristossa vaikeakulkuisia, yhteisillä sähköisten kokousten käytännöillä voidaan saada aikaan iso loikka ajankäytössään tehostamisessa, sanoo Orvasto.
Palaverit resurssikeskuksiksi
Paraisilla leanaustyö johti käytännön tekoihin. Sovittiin, että nykyisiä palaverikäytäntöjä yksinkertaistaan niin, että nykyiset johtoryhmän ja ohjausryhmän kokoukset yhdistetään ja sulautetaan toisiinsa. Näin säästetään kymmenien tuntien päällekäiset työt.
Perhetalon työryhmäkokouksia myös tehostettiin ennakkovalmistelulla. Etukäteen laaditut asialistat eivät ole itsestäänselvyys monessakaan palaverissa, mutta tehostavat paljon keskustelua.
– On tärkeää myös miettiä, mikä on minkäkin kokouksen perimmäinen tarkoitus. Me esimerkiksi halusimme, että työryhmäkokoukset toimisivat ”resurssikeskuksena” työntekijöille, ei vain ylimääräisenä palaverina muun kiireisen arjen seassa. Voimaannuttavat kokoukset eivät kuitenkaan synny itsestään, vaan niiden kehittyminen vaatii sen mukaista suhtautumista ja aktiivista osallistumista kaikilta osallistujilta, sanoo perhetalon koordinaattori Synnöve Andersson.
Itseään toteuttava parannusten kierre
Paraisten ”leanaten ja höyläten” -kehittämisessä lisäksi kehiteltiin perhetalolle yhteisen toiminnan vuosikello, josta kaikki eri toimijat hahmottavat, missä mennään ja mitä pitää yhdessä tehdä. Sovittiin myös, että palavereja aletaan tehostaa sähköisten välineiden avulla.
– Yksinkertaisia ja monessa paikassa hyviksi todettuja keinoja, ei siis mitään maata mullistavaa. Mutta tärkeintä tässäkin oli alkuasenne: lähdetäänkö omaa toimintaa viilaamaan parempaan ja tehokkaampaan suuntaan vai pysytäänkö vanhassa? Väitän, että edellisellä asenteella syntyy 100 % vaikuttavampaa tulosta, sillä pari asiaa korjattuaan, työryhmät osaavat itse leanata jatkossa omaa toimintaansa. Syntyy siis parempaa jälkeä askel askeleelta toteuttava kierre, Luoto tiivistää.
Tutustu myös näihin:
Turhien töiden raivauskampanja
